Governance bei Quip
Informationslebenszyklus-Verwaltung trifft auf Echtzeit-Zusammenarbeit
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Quip hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Arbeitsweise und Kommunikation in Organisationen zu verbessern. Da bei der Echtzeitkommunikation mehr Informationen, geistiges Eigentum und Entscheidungen ausgetauscht werden, sind die Erkennung, Compliance und Governance bei diesen Informationen eine echte Herausforderung. Quip hat erkannt, dass Unternehmen Lösungen benötigen, die Suchvorgänge in und die Aufbewahrung von bearbeiteten und gelöschten Daten sowie eine vertretbare Erfassung ermöglichen. Die Admin-API von Quip ermöglicht Unternehmen, relevante Daten für Rechtsstreitigkeiten oder zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vertraulich zu erfassen und zu speichern.
Es gibt drei Arten von Drittanbieter-Partnerintegrationen mit Quip, je nach Ihren Bedürfnissen:
- eDiscovery: eDiscovery-Anwendungen extrahieren Nachrichten und Dateien aus Quip und speichern die Informationen in Data Warehouses von Drittanbietern. In den Data Warehouses können Dokumente, Dateien und Nachrichten durchsucht, archiviert oder abgerufen werden.
- Data Loss Prevention (DLP): DLP-Anwendungen stellen sicher, dass vertrauliche Informationen (wie Kreditkarten- und Sozialversicherungsnummern) nicht außerhalb von Quip weitergegeben werden, indem nach Inhalten in Dokumenten, Dateien und Nachrichten gesucht wird, die gegen vordefinierte Richtlinien verstoßen.
- Cloud Access Security Broker (CASB): CASB-Anwendungen schützen Ihre Cloud-Benutzer, -Daten und -Anwendungen, ermöglichen Compliance und steigern die Produktivität.
Viele Quip-Kunden beauftragen einen Drittanbieter für eDiscovery oder Data Loss Prevention (DLP) mit der Überwachung ihrer gesamten Cloud-Lösungssoftware. Unsere Admin-API kann Ihre Quip-Site mit einem Partner Ihrer Wahl verbinden. Einer unserer interessantesten neuen Partner in diesem Bereich ist Onna.
Onna zentralisiert Daten in Quip und anderen Zusammenarbeitstools, um eine optimierte, vereinfachte Such- und Verwaltungserfahrung an einem Ort zu ermöglichen. Hier erfahren Sie, wie Onna die Admin-APIs von Quip für ihre eDiscovery-Integration nutzt:
Schritt 1: Indizierung
Mit Onna können Organisationen schnell und sicher alle Daten innerhalb eines Quip-Enterprise-Accounts erfassen und durchsuchen. Nach der Autorisierung kann Onna mithilfe der Admin-API alle zugänglichen Dokumente, Tabellen, Metadatenfelder, Bearbeitungen, Löschungen, Kommentaren und Chats beliebiger Benutzer verarbeiten.
Die Daten werden verarbeitet, um eine höchst effektive Suche zu ermöglichen. Für eDiscovery und Compliance ist es entscheidend, alle relevanten Informationen zu finden. Jedes Inhaltselement, einschließlich Anhängen und der darin eingebetteten Inhalte, aus jeder möglichen Quelle wie z. B. Quip durchläuft eine Reihe von Verarbeitungsschritten in Onna, um die maximale Menge an Text und umfangreiche Metadaten in jeder Sprache zu extrahieren. Onna nutzt auch maschinelles Lernen, um Tausende von Dateitypen optimal nutzen zu können.
Alle ursprünglichen und extrahierten Informationen werden dann indiziert und können wenige Augenblicke nach der Erfassung bereits durchsucht werden.
Schritt 2: Datensynchronisierung
Informationen können auf verschiedene Arten verarbeitet werden – einmalig, gespiegelt mit automatischer Synchronisierung oder archiviert mit automatischer Synchronisierung. Die Synchronisierung ermöglicht die Echtzeitsuche in Quip oder die laufende Aufbewahrung zur Archivierung oder Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Nach der ersten Erfassung und Verarbeitung kann Onna das Datenset mithilfe der Quip-Admin- und Ereignis-API kontinuierlich synchronisieren. Neue Inhalte oder Inhaltslöschungen werden in Quip anhand des letzten Onna-Prüfpunkts validiert und dann in Onna entsprechend aktualisiert.
Sobald die entsprechenden Daten identifiziert sind, können sie mit Onna einfach für Kollegen freigegeben oder zur weiteren Überprüfung exportiert werden.
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